Orbia privacy policy

Last updated: 12 November 2026. Orbia is listed on the Shopify App Store as “Orbia – AI Product Optimizer” (formerly FicheIA).

1. Who we are

Orbia is published by INSPIRATION I.H.Y SRL (VAT BE0803702606), Ninoofsesteenweg 253, 1700 Dilbeek, Belgium. Privacy contact: privacy@ihyinspiration.net.

2. Data we access

When a merchant installs Orbia, the app accesses through the official Shopify Admin API, with the merchant's permission (scopes read_products, write_products, read_translations, write_translations, read_locales, read_markets_home, read_online_store_navigation, write_online_store_navigation, write_app_proxy):

• product data: title, description, type, vendor, tags, variant options, category, price, stock, images and their alt text, collections;
• basic store information: shop name, domain, identifier and published languages;
• product translations (only when the merchant asks Orbia to publish a listing in another language) and the optional /llms.txt redirect;
• the merchant's Orbia settings (language, tone, brand voice), stored in an app-reserved metafield of the merchant's own store.

Orbia does not access, collect or store any personal data of the store's customers (no names, emails, addresses, orders or payments). The app does not request any customer or order scope.

3. How we use it

• Product data is sent to our AI provider to generate product descriptions, SEO fields, image alt text, structured data and advice. It is used only to produce the result the merchant asked for.
• Generated content is written to the store only when the merchant clicks “Save to Shopify”.
• Before any AI call, personal data that may appear in product texts (e-mail addresses, phone numbers, bank or card numbers) is masked by our AI gateway.
• Pro and Business plans, if the “Prepare a listing for every new product” setting is on (default): when a product is created, its data is sent to the AI to prepare a listing. The result is kept for the merchant to review; nothing is written to the store before the merchant clicks “Save to Shopify”.
• Pro and Business plans: the subscription status (plan, trial end date, date of the last check) is read from Shopify to apply the plan's limits.
• Product statistics: Orbia counts usage steps (install, audit viewed, listing generated or saved, plan limit reached, click on the trial, plan change, uninstall) with a pseudonymous store identifier (truncated SHA-256 hash of the shop domain), never with names, e-mails or product content, to measure and improve the app.

Legal basis: performance of the contract with the merchant (GDPR art. 6(1)(b)); for product statistics, our legitimate interest in improving the service (art. 6(1)(f)).

4. Service providers

• Cloudflare, Inc. (United States, global network) — AI gateway operated by the publisher and Workers AI: text and image analysis by open-weight models (Gemma) run on Cloudflare's network. Cloudflare is the only AI provider used by Orbia; under Cloudflare's terms, customer content sent to Workers AI is not used to train models. No other AI provider receives store data; any new provider will be listed here before it is used.
• Railway Corporation (United States, region us-west) — application hosting and database.
• Shopify — platform, authentication and billing.

The sourcing feature does not use any web search provider: it gives advice generated from the product data only.

Some providers are located outside the European Union; transfers rely on the providers' data processing terms.

5. Retention and deletion

Orbia keeps on its servers the technical session of the store (shop domain and access token) and, when the daily AI capacity is used up, the queued AI request (product data needed to generate it) and its result, for at most 7 days. Both are deleted when the app is uninstalled and again when Shopify sends the shop/redact webhook (48 hours after uninstall). It also records which product identifiers were optimized each month (shop domain, month, product ID) to apply the plan's limits, the last known subscription status (plan, trial end date, check date) and the list of prepared listings for new products (product ID, at most 7 days); they are deleted on shop/redact. Pseudonymous usage statistics are kept 13 months. Data written in the store (structured attributes, FAQ, original backup, settings) lives in an app-reserved space that Shopify deletes after uninstall. Orbia implements the mandatory Shopify compliance webhooks customers/data_request, customers/redact and shop/redact. Generated texts live only in the merchant's store.

6. Your rights

You may request access, rectification, erasure, restriction or portability of your data, or object to processing, by writing to privacy@ihyinspiration.net. We answer within one month. You may also lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority (dataprotectionauthority.be).

Politique de confidentialité de Orbia

Dernière mise à jour : 12 novembre 2026. Orbia est publiée sur le Shopify App Store sous le nom « Orbia – AI Product Optimizer » (anciennement FicheIA).

1. Qui sommes-nous

Orbia est éditée par INSPIRATION I.H.Y SRL (TVA BE0803702606), Ninoofsesteenweg 253, 1700 Dilbeek, Belgique. Contact vie privée : privacy@ihyinspiration.net.

2. Données consultées

Lorsqu'un marchand installe Orbia, l'app accède via l'API Admin officielle de Shopify, avec son autorisation (périmètres read_products, write_products, read_translations, write_translations, read_locales, read_markets_home, read_online_store_navigation, write_online_store_navigation, write_app_proxy) :

• aux données produit : titre, description, type, marque, tags, options de variantes, catégorie, prix, stock, images et textes alternatifs, collections ;
• aux informations de base de la boutique : nom, domaine, identifiant et langues publiées ;
• aux traductions des produits (seulement quand le marchand demande de publier une fiche dans une autre langue) et à la redirection facultative /llms.txt ;
• aux réglages Orbia du marchand (langue, ton, voix de marque), stockés dans un metafield réservé à l'app dans sa propre boutique.

Orbia n'accède à aucune donnée personnelle des clients de la boutique (ni nom, e-mail, adresse, commande ou paiement) et ne demande aucun périmètre client ou commande.

3. Utilisation

• Les données produit sont envoyées à notre fournisseur d'IA pour générer descriptions, champs SEO, textes alternatifs, données structurées et conseils, uniquement pour produire le résultat demandé.
• Le contenu généré n'est écrit dans la boutique que lorsque le marchand clique sur « Enregistrer dans Shopify ».
• Avant tout appel IA, les données personnelles qui pourraient figurer dans les textes produit (adresses e-mail, numéros de téléphone, numéros bancaires ou de carte) sont masquées par notre passerelle IA.
• Forfaits Pro et Business, si le réglage « Préparer une fiche pour chaque nouveau produit » est actif (par défaut) : à la création d'un produit, ses données sont envoyées à l'IA pour préparer sa fiche. Le résultat est conservé pour relecture ; rien n'est écrit dans la boutique avant le clic sur « Enregistrer dans Shopify ».
• Forfaits Pro et Business : l'état de l'abonnement (forfait, fin de l'essai, date de la dernière vérification) est lu auprès de Shopify pour appliquer les plafonds du forfait.
• Statistiques d'usage : Orbia compte les étapes d'utilisation (installation, audit consulté, fiche générée ou enregistrée, plafond atteint, clic sur l'essai, changement de forfait, désinstallation) avec un identifiant de boutique pseudonyme (empreinte SHA-256 tronquée du domaine), jamais avec un nom, une adresse e-mail ou le contenu des produits, pour mesurer et améliorer l'app.

Base légale : exécution du contrat avec le marchand (RGPD art. 6, 1, b) ; pour les statistiques d'usage, notre intérêt légitime à améliorer le service (art. 6, 1, f).

4. Prestataires

• Cloudflare, Inc. (États-Unis, réseau mondial) — passerelle IA exploitée par l'éditeur et Workers AI : génération de texte et analyse d'images par des modèles à poids ouverts (Gemma) exécutés sur le réseau Cloudflare. C'est le seul fournisseur d'IA utilisé par Orbia ; selon ses conditions, les contenus envoyés à Workers AI ne servent pas à entraîner de modèles. Aucun autre fournisseur d'IA ne reçoit les données de la boutique ; tout nouveau fournisseur sera inscrit sur cette liste avant d'être utilisé.
• Railway Corporation (États-Unis, région us-west) — hébergement de l'application et base de données.
• Shopify — plateforme, authentification et facturation.

Le sourcing n'utilise aucun service de recherche web : il donne des conseils produits à partir des seules données du produit.

Certains prestataires sont situés hors de l'Union européenne ; les transferts reposent sur leurs conditions de traitement des données.

5. Conservation et suppression

Nos serveurs conservent la session technique de la boutique (domaine et jeton d'accès) et, lorsque la capacité IA du jour est épuisée, la demande IA en file d'attente (données produit nécessaires) et son résultat, 7 jours au plus. Ces données sont supprimées à la désinstallation, puis à nouveau à la réception du webhook shop/redact (48 heures après). Ils enregistrent aussi les identifiants des produits optimisés chaque mois (domaine, mois, identifiant produit) pour appliquer les plafonds du forfait, le dernier état connu de l'abonnement (forfait, fin de l'essai, date de vérification) et la liste des fiches préparées pour les nouveaux produits (identifiant produit, 7 jours au plus) ; ils sont supprimés à la réception de shop/redact. Les statistiques d'usage pseudonymes sont conservées 13 mois. Les données écrites dans la boutique (attributs structurés, FAQ, sauvegarde de l'original, réglages) sont dans un espace réservé à l'app, que Shopify supprime après la désinstallation. Orbia implémente les webhooks de conformité obligatoires customers/data_request, customers/redact et shop/redact. Les textes générés ne résident que dans la boutique du marchand.

6. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, ou vous opposer à un traitement, en écrivant à privacy@ihyinspiration.net. Réponse sous un mois. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be).